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Les avantages et inconvénients de Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 contre Microsoft Office On Premise Retour aux études

Mai 2014

Migrer une version d'Office est un travail récurrent (parc hétérogène, versions 2003, 2007, 2010), et encore plus avec Office 365 qui offre d'autres fonctionnalités. Ci-dessous l'explication sur les licences, les fonctionnalités, les combinaisons possibles et la stratégie. Les tarifs, ainsi que les simulations se trouvent dans l'étude complète.

Image d'illustration de la recherche de prestataire liferay
Office On Premise ou 365 nécessite Windows 7 minimum, les version précédentes (XP, Vista) pourront accéder aux services en ligne mais ne pourrons pas télécharger les logiciels (ni 2010 d'ailleurs).

Différence entre Office On Premise et Office 365

Office On Premise c'est la suite bureautique que nous conaissons bien (digne successeur d'Office 2010), Office 365 c'est la même suite bureautique + d'autres fonctionnalités sur Internet, telles que :

Messagerie hébergée avec les services Exchange (calendriers, contacts, etc ...)
Espace de stockage sur OneDrive de 1 To (annonce avril 2014) et Office Online
Conférence et tchat en ligne (Lync) + réseau social (Yammer)
Installation possible sur 5 appareils avec la même licence (même utilisateur)
Office à la demande , streaming, ou Office CTR (Click To Run)
Un site intranet, et un site extranet

Considérez donc Office 365 comme une solution différente des autres Office et pensez : inclu le serveur exchange, le site web, l'espace de partage inter-site (voire la sauvegarde), la messagerie instantanée, et d'autres ...


Petite Entreprise
ref. T5D-01627
Word On Premise Excel On Premise Powerpoint On Premise One Note On Premise Outlook On Premise
Professionnel
ref. 269-16148
Word On Premise Excel On Premise Powerpoint On Premise One Note On Premise Outlook On Premise Publisher On Premise Access On Premise
Standard
ref. 021-10257
Word On Premise Excel On Premise Powerpoint On Premise One Note On Premise Outlook On Premise Publisher On Premise
Prof. Plus
ref. 79P-04749
Word On Premise Excel On Premise Powerpoint On Premise One Note On Premise Outlook On Premise Publisher On Premise Access On Premise Lync On Premise InfoPath On Premise + Decisionnel 
+
7 Go sur
OneDrive


Petite entreprise
Standard
25 max
Uniquement Office Online : pas de logiciel de bureau (Word, Excel, Powerpoint, OneNote)
Premium
25 max
Word On Premise Excel On Premise Powerpoint On Premise One Note On Premise Outlook On Premise Publisher On Premise Access On Premise Lync On Premise
Moyenne Entreprise
300 max
Word On Premise Excel On Premise Powerpoint On Premise One Note On Premise Outlook On Premise Publisher On Premise Access On Premise Lync On Premise Infopath On Premise Decisionnel
Sont présentes aussi dans cette offre les applications mobiles et l'intégration de l'annuaire Active Directory.
Grande entreprise

illimité
E1
Uniquement Office Online : pas de logiciel de bureau
(Word, Excel, Powerpoint, OneNote)
E3
Word On Premise Excel On Premise Powerpoint On Premise One Note On Premise Outlook On Premise Publisher On Premise Access On Premise Lync On Premise Infopath On Premise Decisionnel
E4
Word On Premise Excel On Premise Powerpoint On Premise One Note On Premise Outlook On Premise Publisher On Premise Access On Premise Lync On Premise Infopath On Premise Decisionnel + Voix
+
Messagerie Exchange 50Go
+
1 To sur
OneDrive
+
Site web public
+
Site Intranet
+
Conférence et tchat
+
Office CTR

Education


illimité
A2
Uniquement Office Online : pas de logiciel de bureau
(Word, Excel, Powerpoint, OneNote)
A3
Word On Premise Excel On Premise Powerpoint On Premise One Note On Premise Outlook On Premise Publisher On Premise Access On Premise Lync On Premise
A4
Word On Premise Excel On Premise Powerpoint On Premise One Note On Premise Outlook On Premise Publisher On Premise Access On Premise Lync On Premise + Voix
+ Messagerie Exchange
+ 1 To sur OneDrive
+ Site Intranet
+ Conférence et tchat
+ Office CTR

Secteur public


illimité
Exchange Online (Offre 1)
Messagerie 50 Go
Intégration AD
Exchange Online (Offre 2)
Messagerie 50 Go
Intégration AD
E1 pour
secteur public
Messagerie 50 Go
Intégration AD
Messagerie avancée
Conférences et Tchat
1 To sur OneDrive
Intranet + Web
E3 pour
secteur public
Messagerie 50 Go
Intégration AD
Messagerie avancée
Conférences et Tchat
1 To sur OneDrive
Intranet + Web
E3 est la seule à proposer les logiciels en version de bureau
Word On Premise Excel On Premise Powerpoint On Premise One Note On Premise Outlook On Premise Publisher On Premise Access On Premise Lync On Premise

Services autonomes et associations / combinaisons

Au delà de ces suites complètes il existes des produits autonomes que vous pouvez acheter à l'unité, ou bien combiner avec l'offre Entreprise (et uniquement celle là).

Services autonomes

Exchange Online
Messagerie complète 50 Go
Kiosk Online
Users occasionnels : Messagerie 2Go + Sharepoint
Sharepoint Online
Collaboratif, recherches et workflow
Lync Online
Messagerie instantanée et conférences
Office 365 ProPlus
Suite bureautique en location

Combinaisons possibles

Office 365 est combinable au sein d'une même famille : vous pouvez mélanger des offres Office 365 Petite Entreprise entre elles ou combiner les offres Office 365 Entreprise et y ajouter des solutions autonomes. La version Moyenne Entreprise ne pourra pas être combinée.

Les clients Education pourront mixer A2, A3 et A4. Les clients Secteur Public pourront mixer Exchange Online (Plan 1, Plan 2), E1 et E3.

Si vous êtes un client Education et que vous souscrivez à un contrat EES , OVS-ES ou un contrat School vous pouvez proposer sans frais supplémentaires Office 365 ProPlus à vos étudiants.

Stratégie et ciblage

La compagnie Softwatch a réalisé une étude surprenante permettant de démontrer que :

Un employé utilise la suite MS Office en moyenne 48 minutes/jour, de la manière suivante :
Outlook
66%
32 min.
Excel
16%
8 min.
Word
10%
5 min.
Powerpoint
4%
2 min.
- 80% des salariés emploient Office pour visualiser un fichier ou effectuer de simples modifications
- 50% des salariés n'utilisent pas Powerpoint

Les "petits" utilisateurs
C'est peut être la bonne occasion de faire des économies et de trouver quels sont ces 80% qui n'utilisent que des fonctionnalités "de base" de la suite Office.

Ces "petits" utilisateurs de la suite bureautique devront être traités, en fonction de la stratégie adoptée, soit dans le maintien de leur version, leur migration vers une offre plus restreinte (Office Online ou autre produit autonome...). D'où l'intérêt de proposer un mode hybride avec une partie sur le web en Cloud et une partie sur site (On-premise).

Le nombre d'utilisateurs total
Les solutions d'Office 365 restent des services hébergés et engendrent un cout mensuel qui peut être supérieur à ce que vous auriez à payer si vous souhaitez rester en "traditionnel" Office avec un certain nombre d'utilisateurs.

Parfois la question ne se pose même pas : vous économisez en migration, infrastructures, versionning, bug en tout genres liés au poste de travail, mais au delà d'une certaine limite les tarifs peuvent être sévèrements négociés et il est nécessaire de pouvoir avoir 2 offres. Cela dépendra vraiment de votre stratégie.

Sécurité et hébergement des données

De manière générale le passage dans les services du cloud (Microsoft ou autre) doit se faire après une analyse de risque et déterminer si les données que vous comptez déposer ne sont pas déclarées comme sensibles. Le niveau de sécurité peux varier en fonction de votre secteur d'activité. Un appui extérieur spécialisé vous sera d'une grande aide lorsqu'il faudra fouiller dans les contrats des fournisseurs.

Ce que propose Microsoft :

Hébergement des données

Pour les clients Européeens les données sont hébergées en Irlande et au Pays Bas (choix à faire lors du paramétrage).

Contrôles d'accès physique : authentification à deux facteurs, badges, cartes à puce, scanners biométriques, surveillance vidéo en continu + racks sismique et systèmes d'extinction incendie.

Certifications

Celles qui nous intéressent : infrastructure certifiée ISO 27001 et gouvernance des risques ISAE 3402

Microsoft est disposé à signer avec ses clients les EU Model clauses , permettant ainsi de restreindre l’exportation des données personnelles à partir de l’UE et apportent plus de garanties que le Safe Harbor , mais cela reste toujours flou par rapport au Patriot Act (Je le ai contactés à ce sujet et ils n'ont pas d'informations à me fournir)

Sécurité des données

Les données ne sont pas exploitées à des fins publicitaires, elles sont chiffrées « au repos » à l’aide de BitLocker et en SSL/TLS lors des transits.

Accès aux données : Authentification à deux facteurs avec cartes à puce et certificats numériques. L'accès du personnel aux systèmes informatiques qui stockent des données clients est strictement contrôlé par le contrôle d'accès basé sur les rôles ( RBAC )

Engagements

Continuité des services : disponibilité de 99,98% (SLA ).

Pas de pertes de données : sauvegardes et redondances physiques serveur, centre de données et service.

Exportation de l'ensemble des données sans assistance de Microsoft et accès illimité aux données à la fin du contrat durant 90 jours.

La sécurité proposée par Microsoft est largement supérieure à la majorité des entreprises qui la garantissent eux mêmes. Toutefois les données sensibles qui nécessitent un niveau de sécurité différent devront être traitées à part, avec des moyens spécifiques physiques et / ou logiciels.

Cahier des charges

Description technique de l’existant
Analyse des besoins fonctionnels et des usages
Listing des licences et celles attendues
Les prestations attendues : (prévoir de l'agilité et un marché genre à bons de commandes)
- Support et assistance (N1/N2/N3)
- Expertise technique et fonctionnelle
- Installation de serveurs
- MAJ postes de travail, appareils mobiles
- Audits
- Information et formation utilisateurs / administrateurs
Il pourra être séparé en 2 lots : Acquisition des licences & Mise en oeuvre et exploitation

Points d'attention

Office Online ne comporte pas toutes les fonctionnalités de la version de bureau
La question de l'accès aux données par l'état Américain reste en suspens
Le calcul des tarifs est complexe. Si on ne calcule pas le projet sur 4 ou 5 ans l'addition risque d'être lourde.
La licence est par utilisateur (et non par poste)
Les couts de mise à niveau du SI pour accueillir cette version doivent être prévus précisement.
Si vous n'êtes pas fermé aux alternatives (Google/Zoho/OpenOffice/LibreOffice) il est nécessaire de comparer et éventuellement de mixer.

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ITCCO est une société de conseil et d'AMOA spacialisée dans le domaine de la relation client digitale. Ses axes d'interventions sont les CRM, le Web et le marketing digital / Webmarketing.